Zeitmanagement – 4 Grundsätze für alternatives Zeitmanagement

Zeitmanagement

„Die Zeit liegt auf der Straße. Man muss sich nur bücken, um sie aufzuheben“ – Mit diesem Satz hat mein Vater es in meiner Jugend regelmäßig geschafft mich auf die Palme zu bringen. Je älter ich jedoch geworden bin und je länger ich bereits in einem sehr fordernden Job arbeite, desto mehr verstehe ich, was er damit meinte.

In diesem Artikel möchte ich nicht auf die gängigen Zeitmanagement-Methoden und -Tipps eingehen.

  • Setze dir Ziele
  • Priorisiere
  • Nutze die„Häppchen Taktik“

Diese Vorgehensweisen sind ohne Zweifel wichtig und eine solide Basis dafür, dass man selbst die Kontrolle über seinen Berufsalltag behält, und sich und seine Zeit gut organisiert. Ich setze hier einmal voraus, dass die meisten meiner Leser mit diesen Methoden vertraut sind und sie mehr oder weniger erfolgreich in ihren Arbeitsalltag einbinden.

Monkey Time – die Affen nehmen überhand

Dennoch passiert es uns immer wieder, dass wir die Kontrolle über unseren Kalender verlieren. Plötzlich sind wir fremdgesteuert und wir verfolgen unsere so perfekt geplante Strategie nicht mehr. Ich nenne das „Monkey Time“ – die Affen nehmen überhand. Dieser Begriff hat sich bei mir etabliert nach dem ich das Buch „Der Minuten Manager und der Klammeraffe“ [Werbelink] gelesen habe.

Der Autor Kenneth H. Blanchard beschreibt in diesem Stück prägnant und anschaulich, wie Führungskräfte auf direktem Wege zu ihrem persönlichen Zeitmanagement gelangen. Mein Buchtipp für alle, die kurz und knapp nützliche, unkomplizierte und praxisnahe Tipps über Mitarbeiterführung, Zeitmanagement und Delegation erhalten wollen.

Doch kommen wir zurück zur Monkey Time. Wie schaffst du es wieder dein eigener Herr zu werden? Wie bekommst du die Affen abgeschüttelt, die dir deine Zeit rauben? Wie kommst du bei all dem Trubel und den äußeren Einflüssen dennoch gelassen und motiviert durch deine Arbeitswoche?

Weltretter und Herzchirurgen

Wichtig ist zunächst einmal eine entspannte Grundhaltung. Du operierst schließlich nicht am offenen Herzen – sofern du kein Herzchirurg bist J und du rettest mit deinem Job höchst wahrscheinlich auch nicht täglich unseren Planeten.

Seinen Job ernst zu nehmen ist für mich, ohne Zweifel, ein Muss und der Grundstein für professionelles und effizientes Arbeiten. Einsatz zeigen und auch mal mehr als 100 % zu geben, gehört ebenso dazu. Aber nicht um jeden Preis. Spätestens, wenn dein Beruf so dominant wird, dass er dein Leben bestimmt, und es keinen Platz mehr für „das Leben“ gibt, muss sich etwas ändern.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Du wechselst den Job.
  1. Du legst dir eine Methode zurecht, mit der Arbeit und Leben in deinem Dasein Platz haben und dir genug Freiräume bleiben, um dich um deine Familie und Freunde, und um das Leben an sich zu kümmern.

Im Laufe der vergangenen Jahre habe ich viele Bücher zum Thema Zeitmanagement gelesen. Gemischt mit den Erfahrungen aus meinem Berufsalltag, habe ich versucht, mir meine ganz persönliche Methodik anzueignen, mit der ich mir Freiräume schaffen kann, um entspannter durch den Tag zu kommen.

Meine Top 4 Grundsätze möchte ich euch natürlich nicht vorenthalten:

Grundsatz 1: Never Ending Story

Als aller erstes musst du dir eingestehen und auch akzeptieren, dass du nie fertig sein wirst. Egal wie lange du arbeitest, egal wie viele Überstunden du machst und egal wie oft du am Wochenende arbeitest. – Du bist niemals fertig.

Dein ganzes Berufsleben ist eine Aneinanderkettung von neuen Aufgaben. Hat man die eine Aufgabe gemeistert, steht bereits die nächste vor der Tür. Ein Problem ist gelöst und das nächste lässt nicht lange auf sich warten. So geht es immer weiter. Akzeptiere, dass du den Kampf gegen diesen Kreislauf nie gewinnen wirst.

Mache Pausen, komme zur Ruhe und tanke neue Energie. So hast du wieder Kraft, um die nächsten Herausforderungen zu meistern.

„Die Kunst des Ausruhens ein Teil der Kunst des Arbeitens“ – John Steinbeck

Grundsatz 2: Ich-Zeit

Wie in der Einleitung schon erwähnt, ist die Priorisierung von Aufgaben und Terminen, die unsere Tätigkeit betreffen, der Grundstein für effizientes arbeiten. Darüber hinaus plane ich mir Zeit für mich in meinen Kalender.

Diese Ich-Zeit nutze ich ganz bewusst für mich und nicht für berufliche Themen oder Aufgaben. Ich baue diese Zeitbausteine ganz bewusst ein, und plane sie z.B. zwischen 2 Meetings, selbst wenn es nur 10 Minuten sind. Diese Freiräume nutze ich dann für einen kleinen Spaziergang, für ein Telefonat mit meiner Frau oder für einen Kaffee –Small-Talk mit Kollegen. Probiere es einmal aus. Blocke dir Zeit für dich, gehe nicht ans Telefon und wechsele deinen Aufenthaltsort.

Du wirst merken, wenn du wiederkommst und deine Arbeit fortführst, kannst du mit frischer Energie weitermachen. Diese kleinen Pausen schaffen eine gewisse Distanz, die von Zeit zu Zeit nötig ist, um sich nicht zu sehr in Details zu verlieren. Anschließend kannst du wieder mit klarem Verstand und neuer Motivation ans Werk gehen.

Grundsatz 3: Change a running System

Verändere deine Gewohnheiten! Ich weiß, Veränderungen bereiten uns oft Unbehagen und sogar Angst, ABER – Du kannst bereits mit kleinen Veränderungen positiv auf dein Zeitmanagement einwirken.

Eines meiner beliebtesten Beispiele ist das gute alte Business-Dinner. OK, zugegeben, man kommt nicht immer drum herum sich noch abends mit Geschäftspartnern oder Kollegen zu treffen. Jedoch hast du in der Mehrheit der Fälle die Wahl! Warum machst du aus dem Business Dinner nicht ein Business -Lunch? Themen, die man abends besprechen kann, lassen sich ebenso gut beim Mittagessen besprechen. Auf diese Art und Weise schaffst du dir Freiräume für dich und deine Familie ohne an Effizienz zu verlieren.

Grundsatz 4: Nein!

Täglich gibt es duzende große und kleine Ereignisse, die nur darauf warten, dich von deinen eigentlichen Tätigkeiten abzuhalten. Der Kollege fragt dich, ob du kurz Zeit hast, um seine Präsentation Korrektur zu lesen. Deine Kollegin hat gehört, du kennst dich gut mit Excel aus und fragt, ob du ihr kurz helfen kannst. Und ganz zu schweige von deinem Kunden, der kurzfristig noch Sonderwünsche hat, die natürlich noch bis heute Abend in den Bericht einfließen müssen.

Lerne Nein zu sagen! Wenn du keine Zeit für unwichtige bzw. Dinge mit niedrigen Prioritäten hast, dann tue sie auch nicht. Nein zu sagen ist oft nicht einfach. Besonders nicht, wenn es sich um den Kunden handelt. Aber auch hier kann man freundlich, und im Idealfall mit einem Alternativvorschlag, nein sagen. – Es tut mir leid, die Änderung kann in den heutigen Report leider nicht mehr einfließen.

Selbstverständlich gibt es kein pauschales Rezept für das persönliche Zeitmanagement. Dafür sind wir alle viel zu individuell. Vielleicht kannst du dir aber den ein oder anderen Grundsatz aus diesem Artikel mitnehmen, und so deinen eigenen alternativen Weg für das Zeitmanagement finden.

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ – Lucius Annaeus Seneca

Die Zeit läuft..

Euer CTRL-Life Team

Menü