Segen oder Fluch? – Digitale Technik in der Personalplanung

Digitale Technik in der Personalplanung

Daten sind das Öl des 20. Jahrhunderts. Diese Aussage gilt auch für Personalplaner. Dank modernster Technik kann die Personalplanung immer effektiver umgesetzt werden – und das ohne großen Zeitaufwand. Warum digitale Technik in der Personalplanung so wichtig ist, lesen Sie hier.

Deutschland 2018. Wir kaufen online ein, wir kommunizieren online, wir schauen online unseren Lieblingsfirm und auch die Arbeitswelt wird immer digitaler. Wir arbeiten mit Kollegen aus aller Welt via Cloud gemeinsam an Projekten und skypen zwischendurch mit einem Kunden aus den USA.

Egal, ob wir in der Werbung, in der Gesundheitsbranche oder im Gastro-Gewerbe arbeiten: Unsere Arbeit wird primär über digitale Tools abgewickelt. Willkommen in der digitalen Arbeitswelt. Kein Bereich, der nicht von Softwareprogrammen oder Apps unterstützt wird.

Längst gibt es auch in der Personalplanung digitale Tools, die die Planung von Schichten, Urlauben oder anderen personalrelevanten Themen unterstützen. Alles so schön digital in der Arbeitswelt 4.0.

Warum ist Technik in der Personalplanung wichtig?

Erinnern Sie sich noch an die Zeit, in denen wir Akten in stickigen Archiven, Verträge per Eilpost und Dienstpläne auf großen Plakaten zum Arbeitsalltag gehörten?

Längt vergessen!

Heute suchen wir im abgesicherten Server nach alten Verträgen oder Rechnungen, stempeln uns digital ein und aus und erstellen Dienst- oder Urlaubspläne mit Programmen. Doch die Technik für Personalplanung ist viel weiter: moderne Softwarelösung können im Vorfeld abschätzen, wie lange die Arbeit dauern wird und ob eventuell weiteres Personal gebraucht wird. Doch warum ist diese moderne Technik bei der Personalplanung so wichtig? Geht es nicht auch ohne?

In der heutigen Zeit müssen wir immer mehr Entscheidungen gleichzeitig treffen – und das in kürzester Zeit. Lange Entscheidungs- oder Planungsphasen gibt es nicht mehr. Zudem ist gerade die Personalplanung ist größeren Unternehmen komplexer geworden. Schuld sind neue Arbeitszeitmodelle, die die Personalplanung vor großen Herausforderungen stellen. So gibt es in zahlreichen Unternehmen mittlerweile fünf unterschiedliche Arbeitszeitmodelle:

  • Vollzeit
  • Teilzeit mit 20h
  • Freelancer auf Projektbasis
  • Teilzeit mit 90%
  • Werkstudenten mit max. 20h

Bei all diesen unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen muss das Personal zielgerichtet eingesetzt und die Arbeitszeit korrekt erfasst werden. Per Stift und Papier ist das zu aufwendig und kostet zudem viel zu viel Zeit. Hier kommt Software für die Personalplanung (mehr Informationen über die Möglichkeiten hier) ins Spiel.

Digitale Arbeitsorganisation

Dank Apps und anderen digitalen Tools sind Personalplaner in der heutigen Zeit in der Lage, schnell auf personelle Engpässe zu reagieren.

Die intelligente Software im Bereich Personalplanung zeigt mögliche Lösungsvorschläge und ermöglicht dadurch einen schnelle Entscheidung. Ein weiterer Pluspunkt ist die visuelle Darstellung von Wochenplänen und der Hinweis auf Überstunden und andere arbeitsrechtliche Aspekte. Die Software für Personalplanung hat stets alles im Überblick und warnt, wenn Personal für die kommende fehlt oder ein Mitarbeiter in der Woche zu wenig Pausen gemacht hat.

Die digitalen Möglichkeiten in der Personalplanung ist vielschichtig und sollen am Ende vor allem eins: Die Personalplaner die Arbeit erleichtern und alle arbeitsrechtlichen Themen berücksichtigen.

Ohne Technik geht nichts mehr

Wissen Sie, wer wann Feierabend macht und wer diese Woche schon wieder zu viele Überstunden gemacht hat? In kleineren Betrieben ist das vielleicht noch machbar, aber ab einer Mitarbeiterzahl von mehr als 50 Personen wird es schwierig.

Arbeitsplatzforscher haben in einer vielbeachteten Studie, die dieses Jahr an der Uni Bochum noch vorgestellt werden soll, herausgefunden, dass ab einer Mitarbeiterzahl von 110 Personen niemand genau weiß, wer wann wo den Dienst begonnen hat und welcher Kollege gerade im Urlaub oder gekündigt hat. Hier hilft moderne Software.

Dank Algorithmen lernt die Software sogar dazu und kann selbstständig aufgrund von Daten vorhersagen, wie viele Personen im Jahr krank werden und wie viele Mitarbeiter im Durchschnitt Überstunden machen. Diese Software ermöglicht am Ende eine noch bessere Personalplanung und hilft dem Unternehmen, die Personaldecke optimal auszunutzen.

Die Technik von heute ist ein Segen für jeden Personalplaner.

Bildquelle:
"Colleagues using a graphic pad"©WavebreakMediaMicro@fotolia.com
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