Attention Please! – 9 Tipps um fokussierter arbeiten zu können

9 Tipps um fokussierter arbeiten zu können

Ich ertappe mich selber oft dabei von meiner eigentlichen Aufgabe abzuschweifen und mich anderen Dingen zu widmen, die ich nicht vorhatte zu erledigen.

Obwohl ich der Meinung bin, dass ich im „Home Office“ produktiver bin, fällt es mir hierbei besonders auf, dass ich nicht immer meinem roten Faden folge und mich schnell von anderen wichtigen Aufgaben ablenken lasse. So bremse ich regelmäßig meine Produktivität selbst aus.

Dazu kommen noch die Ablenkungen, die von außen auf uns einwirken. Täglich gibt es duzende große und kleine Ereignisse, die nur darauf warten, uns von unseren eigentlichen Tätigkeiten abzuhalten. fokussiert-arbeiten

Zuviel des guten

Multitasking ist in aller Munde und verspricht Effizienzsteigerungen in unseren Büroalltag zu bringen. Die Wahrheit sieht jedoch oft ganz anders aus. Multitasking bedeutet für die meisten von uns nur eins: zusätzlichen Stress! Fokussiertes Arbeiten ist so kaum möglich.

Schenken wir den verschiedenen Studien und Untersuchungen der „Gehirnforschung“ glauben, so können wir nur die volle Aufmerksamkeit entfalten, wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren.

Wenn wir zwei, oder gar mehrere Dinge, gleichzeitig angehen, dann bekommt eine Tätigkeit zwangsläufig immer etwas mehr Aufmerksamkeit. Als Konsequenz erhalten die anderen Tätigkeiten entsprechend weniger Aufmerksamkeit – irgendwie auch logisch, oder? fokussiert-arbeiten

Multitasking kann dann funktionieren, wenn wir Aufgaben oder Tätigkeiten, die uns fordern, mit Routinetätigkeiten wie z.B. Musikhören, Kochen oder Sport verbinden. Wenn wir jedoch zwei fordernden Tätigkeiten nachgehen möchten, funktioniert das in der Regel nicht. Wir können unsere Aufmerksamkeit zwar aufteilen, aber sie kann nicht vermehrt werden.

Derjenige, der zwei Hasen gleichzeitig jagt, wird keinen davon fangen -Konfuzius

Fokussieren auf verschiedenen Stufen

Aufmerksamkeit ist kein geschlossenes System oder Konzept, sondern wir können es uns eher in verschieden stark ausgeprägten Stufen mit unterschiedlicher Intensität vorstellen. Mit etwas Übung sind wir also in der Lage unsere Aufmerksamkeit gezielt und in verschiedenen Stufen zu vergeben.

Stufe 1 –  Die fokussierte Aufmerksamkeit:

Hierbei wird ein bestimmtes Thema voll fokussiert. Wir versuchen das Thema bzw. die uns gestellte Aufgabe voll zu verstehen und aus unseren Erkenntnissen die nächsten, sinnvollen Schritte abzuleiten. Dies geschieht unter Einsatz all unserer Sinne. Wir lassen uns nicht durch andere Themen ablenken. In diesem Modus sind wir in der Lage viele gute Ergebnisse zu liefern.

Im Zuge meiner Recherche zu diesem Artikel bin ich auf einen interessanten Begriff gestoßen: “Deep Work” Der Begriff stammt aus dem Buch Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen [Werbelink] von Cal Newport. Der Author beschreibt in einem Satz sehr passend, was er damit zum Ausdruck bringen möchte: “Berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeübt werden und Ihre geistigen Kapazitäten an Ihre Grenzen bringen. Diese Leistung schafft neuen Wert, verbessert Ihre Fähigkeiten und ist schwer zu kopieren.“

Stufe 2 – Die einfache Aufmerksamkeit:

Themen, die nicht unsere volle geistige Aufmerksamkeit und Kapazitäten benötigen, verlangen uns diese zweite Stufe der Aufmerksamkeit ab. Das trifft häufig auf Routinearbeit zu. Wir springen gedanklich zwischen verschiedenen Themen hin und her und lassen unsere Gedanken abschweifen. In diesem Modus sind wir nicht voll fokussiert und es können sich leicht Fehler einschleichen.

Stufe 3- Die Hintergrundaufmerksamkeit:

Wir denken nicht aktiv über ein Thema nach. Es spielt sich lediglich im Hintergrund ab. Aus diesem Modus heraus können sich trotzdem Lösungen ergeben, die uns erst wieder bewusstwerden, wenn wir uns wieder voll fokussieren. So entstehen oftmals spontane Ideen oder Einfälle, die sich dann wieder in den Vordergrund bewegen.

9 Tipps um fokussierter zu Arbeiten

Effizient zu arbeiten bedeutet fokussiert zu arbeiten und zu wissen, welchem Thema man mit welcher Aufmerksamkeitsstufe begegnen sollte. Die nachfolgenden Tipps sollen es dir erleichtern konzentrierter und fokussierter zu arbeiten, und so deine Produktivität zu steigern. Ganz nach dem Motto: nicht härter, sondern cleverer arbeiten!

Tipp 1: Störfaktoren eliminieren

Vermeide alles, was dich davon abhält fokussiert zu bleiben. Wenn möglich, schließe die Türe zu deinem Büro oder Arbeitsort. Wenn du nicht gerade im Internet arbeitest, dann geh offline – ja, du hast richtig gehört…schalte What`s App, Facebook und Skype ab! Schließe alle Programme und Browserfenster, die nicht für deine Aufgabe benötigt werden. fokussiert-arbeiten

Ein unaufgeräumter Schreibtisch, auf dem noch Notizen und Dokumente von anderen Aufgaben zu finden sind, bietet ebenfalls eine wunderbare Ablenkungsquelle. Deine E-Mails müssen nicht alle 5 Minuten gecheckt werden. Dreimal am Tag reicht in der Regel. Und nicht zu vergessen: Handy aus (oder zumindest lautlos) und Kopf an.

Tipp 2: Stopp the Musik

Je nachdem welche Intensitätsstufe der Fokussierung für die Aufgabe erforderlich ist, ist es nicht empfehlenswert mit Musik zu arbeiten. Ich weiß, dass viel von euch gerne mit Musik arbeiten, Ich tue das gelegentlich auch, jedoch versuche ich Musik nur für die Aufmerksamkeitsstufen 2 und 3 einzusetzen. Am besten probiert Ihr es einmal aus, ob es nicht ohne besser funktioniert. Wenn Ihr auf Musik nicht verzichten wollt, dann solltet Ihr nicht gerade auf Heavy Metal zurückgreifen. Ruhige, klassische Musik oder Naturgeräusche sorgen eher für eine entspannte Atmosphäre…aber das ist Geschmackssache.

Tipp 3: Deine innere Uhr

Jeder von uns hat einen anderen Biorhythmus. Aus diesem Grund hat auch jeder von uns eine andere Tageszeit, an der er am leistungsfähigsten ist. Ich bin zum Beispiel ein typischer Morgenmensch. Meine produktivste Zeit erlebe ich zwischen 6:00 Uhr morgens und 12:00Uhr. Wenn man sich seiner inneren Uhr bewusst ist, dann kann man Aufgaben, die eine hohe Aufmerksamkeit benötigen genau auf diese „Primetime“ legen. Wie sieht es bei dir aus? Wann bist du am produktivsten? Du wirst schnell feststellen, dass es dir einfacher fällt, fordernde Themen in deiner persönlichen „Fokuszeit“ zu erledigen.

Auch wenn es in der Praxis nicht einfach umzusetzen ist, versucht doch mal alle Meetings oder Tätigkeiten, die eine niedrige Aufmerksamkeitsstufe abverlangen, auf den Nachmittag zu legen – dies ist für die Mehrheit die Tageszeit an der die Konzentrationsfähigkeit nachlässt und so der perfekte Zeitpunkt um Themen mit einfacher oder hintergründiger Aufmerksamkeitsintensität zu erledigen. fokussiert-arbeiten

Attention Please fokussiert-arbeiten

Tipp 4: Struktur hilft

Egal in welcher Form, es ist auf jeden Fall hilfreich, wenn Ihr euch einen gewissen Fahrplan zurechtlegt, wie und wann Ihr Aufgaben erledigen wollt. Gerade, wenn man sehr beschäftigt ist, und es viele Aufgaben gibt, die eure volle Aufmerksamkeitsintensität benötigen. Die gute alte To-Do Liste, egal in welcher Form, hilft hierbei. Gerade das „abhaken“ erledigter Aufgaben ist psychologisch gesehen ein wichtiger Bestandteil, um mit Themen abzuschließen und motiviert weiterarbeiten zu können. Bei der Priorisierung (Reihenfolge der To-Do`s) solltet Ihr euch folgende Fragen stellen:

Welche Auswirkung hat das Erledigen dieser Aufgabe -langfristig oder kurzfristig?

Ist die Aufgabe wichtig oder nicht wichtig?  

Ist diese Aufgabe dringend oder nicht dringend? – Nicht immer bedeutet dringend auch, dass die Aufgabe wichtig ist!

Auf Basis der Einstufung, könnt Ihr nun den Platz auf eurer To-Do Liste bestimmen und euch an dieser entlanghangeln. Ich persönlich versuche zuerst alle wichtigen, langfristigen und dringenden Aufgaben zu erledigen. So fällt ein gewisser Druck weg und man kann sich anschließend weniger fordernden Themen widmen. Es gibt sicherlich noch eine Reihe anderer Listen, die man verwenden kann, um Struktur in seinen Aufgabendschungel zu bekommen.

Ich verfolge hier das Motto: weniger ist mehr, denn wenn ich 5 verschiedene Listen pflegen muss, dann schaffe ich mir bereits die nächste Ablenkung, die mich von effizientem Arbeiten abhält. fokussiert-arbeiten

Tipp 5: Arbeite effizient

Leichter gesagt als getan – aber effizientes Arbeiten spart Zeit und schafft somit Freiräume die du für andere Aufgaben oder für dich selbst nutzen kannst. Habe immer das 80/20 Prinzip im Kopf und stelle dir folgende Fragen um deine to-Do`s effizienter zu planen:

Wie kann ich mit dem geringsten Aufwand das beste Resultat erzielen?

Wie gehe ich dabei am besten vor? Was benötige ich dafür?

Wieviel Zeit werde ich dafür aufwenden müssen?

Um Aufgaben bzw. seinen Alltag effizienter zu gestalten gibt es verschiedenste Methoden, die einem dabei behilflich sein können. Da dieses Themengebiet sehr komplex ist, wird es bald einen eigenen Artikel zum Thema effizientes Arbeiten geben.

Tipp 6: Lass dich nicht aus dem „flow“ bringen

Lerne Nein zu sagen! Der Kollege fragt dich, ob du kurz Zeit hast, um seine Präsentation Korrektur zu lesen. Deine Kollegin hat gehört, du kennst dich gut mit Excel aus und fragt, ob du ihr kurz helfen kannst. Und ganz zu schweigen von deinem Kunden, der kurzfristig noch Sonderwünsche hat, die natürlich noch bis heute Abend in den Bericht einfließen müssen.

Wenn du keine Zeit für unwichtige bzw. Dinge mit niedrigen Prioritäten hast, dann tue sie auch nicht. Nein zu sagen ist oft nicht einfach. Besonders nicht, wenn es sich um den Kunden handelt. Aber auch hier kann man freundlich, und im Idealfall mit einem Alternativvorschlag, nein sagen.

Tipp 7: Mach mal ne Pause

Regelmäßige Pausen sind Plicht. Es wird empfohlen alle 60-80 Minuten eine kleine Pause einzulegen, damit das Konzentrationsniveau nicht absinkt. Wenn Ihr gerade vor der Fertigstellung einer wichtigen Aufgabe seid, sollte diese noch zu Ende geführt werden, um erneute „Anlaufzeit“ nach einer Pause zu vermeiden. So könnt Ihr entspannt in eure Pause gehen und in Ruhe abschalten. fokussiert-arbeiten

Tipp 8: Lass dich mal gehen

Es ist doch oft so – die besten Einfälle kommen uns beim Joggen, unter der Dusche oder beim Spazierengehen mit dem Hund. Beim Abschweifen unserer Gedanken verarbeitet unser Gehirn im Hintergrund permanent Informationen.

Wenn du dich an einer Aufgabe festgefahren hast, ist es oftmals eine gute Idee sich kurzzeitig von dem Problem zu entfernen. Ich versuche z.B. meine Pausen mit kleinen Spaziergängen zu versehen. So steigere ich auf der einen Seite meine Konzentrationsfähigkeit und auf der anderen Seite kann ich Abstand von meinen Aufgaben nehmen. Und wenn ich dann wieder am Schreibtisch sitze ist die Lösung für eine vermeintlich unlösbare Aufgabe plötzlich kinderleicht.

Tipp 9: Belohnung muss sein

Belohne dich selbst für Erfolge. Wenn du einen großen Aufgabenblock abgearbeitet hast, dann mach doch mal etwas früher Feierabend und unternimm etwas mit Freunden oder deiner Familie. Geh lecker essen oder kaufe dir etwas Schönes. Du bist schließlich der wichtigste Mensch in deinem Leben! So kannst du dich selbst motivieren und den Grundstein dafür legen auch zukünftig fokussiert zu arbeiten.

Welche Tipps und Tricks nutzt du um konzentrierter und fokussierter zu arbeiten? Wie sind deine Erfahrungen auf diesem Gebiet? Gerne kannst du uns einen Kommentar hinterlassen und uns aus deiner Sicht schildern, wie fokussiertes Arbeiten funktionieren kann.

Wenn du wissen möchtest, wie du deine Zeit optimaler managen kannst, dann habe ich noch folgenden Artikel für dich:

Zeitmanagement – 4 Grundsätze für alternatives Zeitmanagement

Stay focused!

Dennis

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