Pomodoro-Technik – Mehr Effizienz für dein Zeitmanagement

Pomodoro-Technik – Mehr Effizienz für dein Zeitmanagement

Habt ihr euch nicht auch schon öfter die Frage gestellt, warum eure Kollegen oder Freunde es schaffen, neben dem anspruchsvollen Job und der vierköpfigen Familie noch Zeit für Hobbies, Sport und Freunde zu haben? Wir haben doch alle nur 24 Stunden zur Verfügung!

Was machen Sie also anders?

Genau diese Frage habe ich mir vor einigen Jahren auch gestellt, und bin zu dem Ergebnis gekommen, dass viele meiner Kollegen und Freunde einfach effizienter arbeiten als ich. Sie sind strukturierter, haben die nötige Disziplin und schaffen sich so mehr Freiräume für „die schönen Dinge des Lebens“.

Diesen Sachverhalt habe ich zum Anlass genommen, um nach einem geeigneten Tool zum managen meiner Zeit Ausschau zu halten.

Es gibt eine Vielzahl an nützlichen Methoden und Tools, die einem dabei helfen können fokussierter zu arbeiten, sich nicht ablenken zu lassen und seine Zeit besser zu strukturieren. Bei der Recherche bin ich ziemlich schnell über die Pomodoro Methode gestolpert. Meine Erfahrungen mit dieser Zeitmanagement-Technik möchte ich in diesem Artikel gerne mit euch teilen.

Warum ausgerechnet die Pomodoro Methode?

Um herauszufinden ob die Pomodoro Methode ein hilfreiches Tool für mich sein kann, habe ich mir zunächst die Frage gestellt, warum es so scheint, als ob meine Zeit manchmal einfach so verpufft, ohne dass ich etwas zu Ende gebracht habe und wie ich dies mit der Pomodoro Technik ändern bzw. verbessern kann.

Folgende Erkenntnisse konnte ich für mich feststellen:

Aufschieberitis: Ich, und ich wette viele von euch auch, neigen dazu Aufgaben aufzuschieben, die keinen Spaß machen. Arbeiten, die mich nicht erfüllen, mir keine Freude bereiten oder mich gar langweilen, versuche ich in der Regel so lange hinauszuzögern wie es nur geht.

Leider besteht der Job nicht zu 100% aus Aufgaben, die einem Freude bereiten. Daher versuche ich nicht darüber nachzudenken, wieviel Sinn hinter einer Aufgabe steckt oder wie lange es wohl noch dauert bis die Aufgabe erledigt ist. Ich stelle mir stattdessen vor, wie schnell doch ein Pomodoro Zyklus erledigt ist, und das anschließend eine Belohnung auf mich wartet – eine Pause.

Komplexität: Ähnlich wie bei der Aufschieberitis habe ich festgestellt, dass ich komplexe Aufgaben, selbst wenn sie mir Spaß machen, gerne aufschiebe. Ich denke mir oft, dass diese eh nicht mehr in der verbleibenden Zeit geschafft werden und vertage sie auf morgen, oder übermorgen. Kurzfristig verschafft einem so etwas vielleicht etwas Erleichterung, aber die Aufgaben lösen sich nun mal nicht von selbst.

Die Pomodoro Technik hilft mir dabei Aufgabe anzugehen, auch wenn es nur 25 Minuten sind, habe ich zu mindestens einen Teil der Aufgabe bewältigt. So nähere ich mich Schritt für Schritt dem Ziel.

Ablenkung: Ich lasse mich leider viel zu oft ablenken, das stelle ich immer wieder fest. Das Handy klingelt, WhatsApp meldet sich und die nächste E-Mail poppt bereits auf dem Bildschirm auf. Die Pomodoro Methode hilft mir dabei fokussiert an einer Aufgabe zu arbeiten.

Priorisierung: Selbst, wenn ich konzentriert und weitestgehend störungsfrei gearbeitet hatte, musste ich feststellen, dass ich oft die falschen Prioritäten gesetzt hatte. Mit der Pomodoro Technik plane ich morgens die Menge an Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen möchte.

Vor jedem Pomodoro Zyklus werden die Prioritäten neu bewertet, da diese sich im Laufe des Tages ändern können. So justiert man nach, und stellt sicher, dass man immer an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.

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Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Zeitmanagement dreht sich in der Regel um drei Kernfragen:

  1. Welche konkreten Ziele verfolge ich?
  2. Wieviel Zeit steht mir dafür zur Verfügung?
  3. Wie kann ich die verfügbare Zeit sinnvoll nutzen?

Die Pomodoro Technik ist eine einfache, und daher so geniale, Zeitmanagement Methode, die alle drei Kernfragen beinhaltet und so für strukturiertes und konzentriertes Arbeiten sorgt.

Durch die Hirnforschung gilt es als bewiesen, dass die Konzentration langfristig nur aufrechterhalten werden kann, wenn wir regelmäßige Pausen einlegen. So können wir Ablenkungen reduzieren, Blockaden lösen und unsere Arbeit effizienter gestalten.

Die Pomodoro Technik sorgt dafür, dass sich Arbeit und Pausen in einer geregelten Struktur aufeinander aufbauen. Hierzu werden Zeiteinheiten für Arbeits- (25 Minuten) und Pausenzeiten (5 Minuten) aufgeteilt.

Entwickelt wurde die Technik übrigens von einem Italiener namens Francesco Cirillo. Gerüchten zu folge stammt der Name Pomodoro Technik (Pomodoro italienisch für Tomate) daher, dass er zur Zeitmessung eine Eieruhr verwendet hat, die wie eine Tomate aussah.

Die Pomodoro Technik besteht aus 6 Schritten

  1. Tagesziele / Aufgaben schriftlich formulieren
  2. Stelle die Uhr auf 25 Minuten und arbeite konzentriert an deiner Aufgabe
  3. Belohne Dich anschließend mit 5 Minuten Pause
  4. Wiederhole diesen Zyklus weitere 3 Mal
  5. Nach insgesamt 4 Pomodoro-Zyklen solltest Du eine Pause von ca. 30 Minuten einlegen
  6. Bevor du den nächsten Zyklus beginnst, prüfe ob sich die Priorität der Aufgaben geändert hat. Wenn ja, dann passe deine Zyklusplanung entsprechend an

    Tools zur Zeitmessung:

  • Der Klassiker: Die Eieruhr
  • Immer dabei: Armbanduhr oder Smartphone
  • Desktop Timer: Tomightyist ein kostenloses Tool für Mac oder Windows
  • Apps: Clockwork Tomato (Android) oder Flat Tomato (IOS)

Pro und Contra auf einen Blick

Pro:

  • Die Methode motiviert dazu sich nicht ablenken zu lassen und konzentriert zu arbeiten
  • Regelmäßige Pausen mindern die Anspannung und sorgen für die benötigten Ruhephasen
  • Projekte bzw. Aufgaben lassen sich genau planen. Größere Aufgaben lassen sich in Zeiteinheiten einteilen, die nach und nach abgearbeitet werden.
  • Die Pomodoro-Technik ist simpel und daher leicht umzusetzen

Contra:

  • Die Einteilung von größeren Projekten in kleine Zeiteinheiten birgt die Gefahr das große Ganze aus dem Auge zu verlieren
  • Viele Menschen kommen nach 20-25 Minuten erst richtig in den Flow und erreichen ihren produktivsten und fokussiertesten Zustand. Eine Pause genau in dieser Phase reißt uns aus diesem Zustand abrupt raus
  • Die Methode fordert ein gewisses Grad an Struktur und Disziplin von ihrem Anwender. Kreative Köpfe, Querdenker und Chaoskönige werden mit der Pomodoro Technik ihre Schwierigkeiten haben.
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Fazit

Die Stärke der Pomodoro-Technik besteht in ihrer Einfachheit. Deshalb arbeite ich gerne mit dieser Methode. Sie hilft mir fokussiert zu arbeiten und einen Rhythmus einzuhalten. Regelmäßige Pausen geben mir Raum für eine Auszeit, in der sich mein Geist entspannen kann.

Ich verwende die Pomodoro-Technik jedoch nicht jeden Tag. Wenn ich so richtig im Flow bin, und nicht aus diesem herausgerissen werden möchte, verzichte ich auch gerne einmal auf die Pomodoro-Technik. An manchen Tagen brauche auch ich ein gewisses Maß an kreativem Caos.

stay focused

Dennis

Bildquelle:
1. "Stick Figure Series Green Woman / Multitasking" © strichfiguren.de@fotolia.com
2. "Kitchen timer for cooking and working" © alessandrozocc@fotolia.com
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